Você sabe o que é o lixo digital e como ele pode afetar questões relacionadas ao consumo energético de uma empresa?
O lixo digital, também chamado de lixo eletrônico, geralmente consiste em um produto elétrico que não tem mais usabilidade para o negócio, se apresentando em um alto volume no ambiente empresarial.
Existem vários temas que cercam o lixo digital ou eletrônico, desde o seu descarte adequado (já que existem elementos que contaminam o meio ambiente), até o consumo adequado desses itens dentro das empresas, para otimizar a produção e reduzir resíduos e custos.
No entanto, para além desse conceito mais tradicional e diretamente relacionado ao lixo eletrônico, também há os arquivos digitais.
Isso porque há cada vez mais ciência de que os materiais, como documentos de texto e PDFs, bem como a necessidade de manter os aparelhos conectados para uso, também promove impactos, visto que geram gastos de energia e aumentam a pegada ambiental.
Com a modernização e inovação tecnológica, surgem novos produtos nas empresas e, por isso, é preciso ter atenção ao uso adequado dessas máquinas e softwares para que realmente proporcionem otimização na produção e gastos.
Assim, uma opção é recorrer ao banco de dados de um CRM ou nuvem, afinal, mantém os arquivos online. No entanto, sem a devida adequação, também pode gerar gastos.
Por isso vale a pena saber o que é, o impacto que o lixo digital causa em seu negócio e as formas de reduzi-los.
Tal medida é importante porque todas as empresas afetam a sociedade de alguma forma e, diante dessa realidade, é necessário ter conscientização e responsabilidade ambiental!
Prossiga a leitura para entender sobre o assunto e realizar as devidas mudanças em seu negócio!
Aprenda mais sobre lixo eletrônico e digital
O lixo eletrônico consiste nos aparelhos em si, sendo disponibilizado a partir de quatro categorias principais.
Antes de conhecermos quais são essas categorias, é importante ressaltar que se os produtos forem descartados de forma incorreta, podem causar graves danos ao meio ambiente e, consequentemente, à saúde das pessoas.
Por isso, cada vez mais é importante que as empresas de manutenção em notebook, e outros segmentos que lidam diretamente com produtos eletrônicos e logística, invistam em processos de coleta e transporte voltados à preservação ambiental, levando em conta a reciclagem dos produtos.
A partir dessa compreensão, as 4 categorias são:
- Eletrodomésticos, como ar-condicionado, televisão e computador;
- Pequenos eletroportáteis como ventiladores e câmeras digitais;
- Equipamentos de informática como notebooks e celulares;
- Pilhas e baterias, sejam elas portáteis ou não.
Cada um desses produtos possui uma forma de confecção e descarte adequado, considerando os componentes internos.
Lixo Digital
Já os lixos digitais são relacionados a softwares e materiais virtuais, ou seja, imagens, documentos, PDF, links, E-mails, SPAM, etc., principalmente considerando os espaços de armazenamento necessários e a alta eletricidade na empresa de envelope personalizados.
Isso porque eles demandam gastos elétricos e acúmulo de memória, principalmente quando ligados constantemente.
Nesse caso também podemos considerar 4 principais categorias de arquivos, sendo eles:
- Documentos em texto;
- Planilhas e banco de dados;
- E-mails;
- Imagens;
- Softwares e aplicativos (inclusive CRM, automação, Kanban, etc).
Desse modo, assim como é necessário o descarte correto dos materiais físicos, é preciso considerar a limpeza dos materiais armazenados nos desktops e nuvem, considerando a exclusão certa até dos dados e resíduos digitais de longo prazo de forma definitiva.
Isso porque esses arquivos consomem energia e armazenamento e, no caso de clusters em nuvem, isso demanda um alto uso de energia e, por vezes, funcionamento 24 horas.
Esse modelo também aumenta o acúmulo de resíduos digitais, demandando ainda mais gastos e expansão do armazenamento.
Já se esses produtos estiverem armazenados em uma máquina própria, deixa o processador lento, demandando mais uso dos maquinários. Assim, com a limpeza dos dados, a empresa de etiquetas para produtos de limpeza, por exemplo, não precisa se preocupar com o aumento dos gastos.
Isso significa que, apesar da digitalização contribuir bastante com a redução da pegada ecológica e gastos empresariais, sem a devida administração dos dados e equipamentos, pode ocasionar o aumento no consumo de energia e até impactos ecológicos devido a esse aumento de gasto energético.
Por isso é fundamental investir em processos de coleta e limpeza dos dados e lixo virtual.
O lixo digital nas empresas
Na prática, o lixo digital representa o acúmulo de dados e uso dos equipamentos eletrônicos para acesso a essas informações de forma inadequada.
Dessa forma, é de extrema importância implementar treinamentos para estabelecer a varredura de dados junto a liderança de forma periódica, seja em uma empresa de curso design gráfico online ou qualquer outro segmento que atue presencial ou virtualmente.
Entre os lixos digitais, é possível ressaltar o histórico de pesquisa, dados do Windows, notificações de atualizações, documentos em branco, planilhas que não são usadas… Tudo isso deixa o computador lento e prejudica o desempenho.
Para além desses arquivos mais “simples”, de fácil gerenciamento e exclusão, também é preciso considerar softwares e até informações em nuvem.
Nesse contexto, empresas que usam CRM, por exemplo, podem precisar do acompanhamento de equipes de TI e programação para a avaliação e limpeza de dados.
Desse modo, é possível eliminar as informações desnecessárias e arquivar corretamente as demais. Afinal, à medida que o banco de dados de um CRM aumenta, o consumo processual da máquina cresce. O mesmo se dá em outros softwares.
Por esse motivo também é importante ter atenção para que as informações, produtos e serviços estejam sempre atualizados, adequadamente configurados e sem dados desnecessários.
Da mesma forma, é preciso ter o backup em dia e manter a segurança das informações, da empresa e dos clientes. Afinal, assim será possível ter informações para marketing, atendimento ágil e qualificado, ao mesmo tempo em que a energia é economizada.
Como realizar a limpeza de forma adequada?
Hoje em dia existem empresas que podem auxiliar nas atividades de melhoria do desempenho e armazenamento de dados, reduzindo os custos e até o impacto ambiental.
Contar com esse suporte pode se mostrar bastante vantajoso, visto que demanda tempo, atenção e um processo claro para reduzir riscos e perdas de informações cruciais.
Durante o processo também é importante que haja um acompanhamento da gestão, para ter certeza que nenhum arquivo importante seja excluído.
Outro ponto que demanda atenção ao realizar as atividades online é o histórico. Isso porque ele também armazena espaço, memória e, consequentemente, energia.
Assim, também é preciso limpá-los com frequência e, caso algum histórico importante seja excluído, é possível resgatar esses dados e identificar as informações importantes junto ao T.I.
Armazenamento, segurança e redução de custos
As empresas têm investido cada vez mais em data centers e sistemas como PABX em nuvem para armazenar seus dados de forma rápida e simples, mantendo a segurança e reduzindo a necessidade de equipamentos dedicados (ou redução de potência dos dispositivos usados pela empresa).
Além da segurança online, ganha-se em agilidade e economia de energia, e demais custos vinculados.
Outra alternativa, seja para empresas que trabalham com computadores alugados ou sistemas em nuvem, é também utilizar um antivírus.
Afinal, é um software que torna fácil realizar essa varredura de informações e potenciais riscos que reduzem o desempenho da máquina e demandam mais energia.
Por exemplo, no caso de arquivos corrompidos, pesados, desatualizados ou vírus, a própria máquina bloqueia o acesso.
Por fim, existem muitas empresas que utilizam celular corporativo para mensagens no whatsapp e ligações.
Assim como nos computadores, há a necessidade de realizar o backup de conversas mas também a exclusão de dados e resíduos, de modo a prolongar a vida útil, reduzir a energia gasta e até a demanda de novos clusters.
Lembre-se que o armazenamento das conversas, por exemplo, exige espaço de armazenamento do dispositivo, podendo comprometer outras atividades quando há documentos em excesso.
Caso haja acúmulo de documentos, links, fotos e e-mails, existe uma grande chance do armazenamento encher e aumentar o gasto de energia do aparelho, viciando a bateria, e demandando carregamento constante – o que impacta no consumo de energia geral da empresa.
Assim, é importante que haja acompanhamento dos dispositivos e da qualidade das ferramentas.
Importância da mudança nos hábitos empresariais
A partir do que já falamos neste artigo, é possível perceber que mudanças de hábitos são necessárias para atingir bons resultados.
O primeiro aspecto diz respeito à educação cibernética dos profissionais e líderes das empresas que lidam com a confecção de caixa de presente personalizada ao criar modelos e processos digitais, ou até mesmo um molde pelo computador, por exemplo.
Por exemplo, uma empresa desse segmento realiza diversas criações de artes e embalagens, conforme demandas pontuais de clientes.
Mas, após a entrega do projeto, é preciso considerar se há necessidade dos moldes ficarem salvos, ocupando espaço e energia.
Por esse motivo, é crucial ter um protocolo para definir quais materiais devem ficar armazenados em arquivos compactados, quais devem ser de fácil acesso e quais podem ser excluídos – bem como o prazo para a exclusão.
Nesse sentido, para a devida organização de dados é possível basear o fluxo em um processo básico, como:
- Criação;
- Cópia para correções e comentários;
- Exemplos e execução;
- Produto final;
- Exclusão dos exemplos;
- Arquivo final salvo em nuvem.
Seguir esse passo a passo, independentemente do produto, serviço ou trabalho, possibilita organizar os arquivos, reduzindo a demanda do processador da máquina, tornando menos pesado e reduzindo o consumo elétrico.
Reduzindo custos e consumo energético
Uma empresa locação de impressoras, que gera um mailling de clientes toda semana, precisa ter o controle de clientes ativos e não ativos, bem como realizar a limpeza desses dados continuamente.
Isso é importante para economizar financeiramente, seja ao contratar terceirizadas para fornecer novas máquinas ou ao implementar softwares. Afinal, solicitações mais adequadas à real necessidade da empresa podem ser realizadas, diminuindo o valor a ser investido.
Isso significa que quanto mais cheio um armazenamento de dados de uma empresa é, mais gastos com energia e manutenção de T.I ela terá. Isso porque atualizações constantes serão necessárias.
Também é possível trabalhar em cima de processo de organização digital, que consiste na recuperação de dados eletrônicos importantes, exclusão de lixo digital e armazenamento correto de informações em pastas, nuvens e drives organizados por tags.
Assim, é mais fácil localizar os arquivos, demandando menos tempo e energia, bem como a otimização dos documentos, o que demanda menos energia e processamento dos maquinários.
Limpeza e exclusão de dados
Limpeza e administração interna também são fundamentais, podem ser adaptados à política do gerenciamento e da gestão de resíduos sólidos, tornando sua empresa muito mais eficiente e adaptável.
Vale ressaltar que essa ação é importante para a visibilidade da sua empresa de cursos profissionalizantes, já que as pessoas estão buscando por empresas que tenham consciência e responsabilidade ambiental.
Vale a pena identificar também como a empresa descarta os materiais digitais e objetos físicos. Afinal, o uso inadequado do armazenamento pode, aos poucos, comprometer a estrutura física que, posteriormente, deve ter um descarte ou reaproveitamento correto.
Outra ação que demanda atenção é o uso de aplicativos para escanear documentos para o digital, poupando o acúmulo de papéis e a necessidade de arquivos físicos.
Isso é muito vantajoso, considerando o meio ambiente e até mesmo a facilidade de acesso aos arquivos.
Contudo, lembre-se de digitalizar apenas os arquivos cruciais, e, com o tempo, excluir dados que não forem mais relevantes ou arquivar aqueles que precisam ser armazenados mas não são usados com frequência, economizando energia e memória.
Por fim, é fundamental estabelecer uma cultura voltada para a economia, preservação e sustentabilidade. Com essa cultura há alinhamento entre os funcionários e equipes, demonstrando os valores da empresa e reforçando essa missão junto ao público.
É por meio dessa medida que todos os envolvidos entenderão a importância de suas ações e quais medidas adotar para o armazenamento de dados, bem como para contribuir com o meio ambiente, de acordo com as diretrizes da empresa.
Se cada um fizer sua parte, sem dúvidas, sua empresa terá mudanças positivas E esse gasto excessivo de energia devido ao acúmulo de dados pode ter um fim, basta saber organizar informações de forma correta e identificar informações desnecessárias salvas.
Conclusão
Vale a pena avaliar quais são as melhores estratégias para seu negócio, a depender da sua área de atuação.
Com isso em mente, crie um planejamento de ações internas e externas, para incentivar o colaborador e o cliente, tendo o controle desses dados com o auxílio de uma auditoria empresarial e reduzindo ações que prejudicam a marca, consumo energético e até o meio ambiente.
O lixo digital é algo pouco discutido pelas empresas, seu gasto e consumo gera o aumento de gastos com máquinas, porém com o auxílio do T.I e de uma boa liderança, é possível mudar esse cenário.